バックオフィスのデジタル化
企業(yè)の成長とともに従業(yè)員數(shù)が増加し、
コミュニケーションの重要性がますます高まっています
企業(yè)の成長とともに従業(yè)員數(shù)が増加し、コミュニケーションの重要性がますます高まっています。「従業(yè)員一人ひとりは豊富な知識(shí)や知恵を持っているのに、その貴重な財(cái)産が埋もれて共有できない」、「価値ある情報(bào)を蓄積する仕組みがあるのに、その情報(bào)が整理?整頓されておらず、うまく活用できていない」などの聲が上がっています。また、従業(yè)員だけでなく社外のステークホルダーとの情報(bào)共有や、テレワークの需要の高まるなか、場(chǎng)所にとらわれない働き方も求められています。
これらの課題に対し、ITを活用して組織力を最大限に高め、安全な環(huán)境で生産性向上を目指す「コミュニケーション変革」を行います。
具體的な施策として、コミュニケーションの活性化?情報(bào)伝達(dá)のスピードアップ?蓄積された社內(nèi)情報(bào)の有効活用に重點(diǎn)を置き、個(gè)人の情報(bào)武裝を?qū)g現(xiàn)します。（図1）
情報(bào)の有効活用の分野では、業(yè)務(wù)に必要とされる事例や提案書類などのナレッジやノウハウの情報(bào)を橫串で検索でき、タイムリーに確認(rèn)できるようにすることで業(yè)務(wù)品質(zhì)の向上を図ります。重要情報(bào)?新著情報(bào)を一元化するとともに、既読確認(rèn)機(jī)能により伝達(dá)漏れを防止することで業(yè)務(wù)スピードの向上を図ります。
情報(bào)の共有の分野では、ステークホルダーとの共有基盤を一元化することで、業(yè)務(wù)スピードの向上や、重要な情報(bào)をセキュアな環(huán)境で一元管理することを?qū)g現(xiàn)します。
図1：ロードマップ
伝達(dá)ロスを防止し、ガバナンス強(qiáng)化につなげる目的として、全社的な指示?連絡(luò)事項(xiàng)を集約する新たな仕組みを構(gòu)築しました。（畫像1）
畫像1：指示?連絡(luò)事項(xiàng)を管理する仕組み
各部門サイトのデータ整備を進(jìn)めており、整理されたデータを1カ所から検索できる環(huán)境を?qū)g現(xiàn)しました。（畫像2）
畫像2：社內(nèi)橫斷検索
メールでのやり取りが主であった社外取引先とのコミュニケーションやデータ共有を一元的に行える基盤を構(gòu)築しました。
これまで実施してきた施策に関するアンケートを行ったところ、當(dāng)社のコミュニケーションの基盤システムと位置付けて展開してきた「Microsoft Teams」の活用による業(yè)務(wù)効率向上を6割以上の従業(yè)員が実感しているという結(jié)果を得ることができ、社內(nèi)のコミュニケーション変革が進(jìn)んでいることを確認(rèn)できました。（図2）
図2：コミュニケーション変革のアンケート結(jié)果
ステークホルダーのなかでも、特にお客さまとのコミュニケーション施策について検討していく予定です。
本社 情報(bào)システム部 共通基盤グループ
グループ長 米田 徳幸
個(gè)人の情報(bào)武裝の実現(xiàn)に向けたコミュニケーション変革
最近は企業(yè)內(nèi)で問題が発生する原因のひとつとして「コミュニケーション不足」が挙げられています。つまりは正しい情報(bào)を正しいタイミングで、それを共有すべき人たちの間で共有できなかったことの問題であるとも言い換えられます。これまでの私たちのコミュニケーションの在り方はこれで良かったのだろうか。この問いかけがプロジェクト発足の理由です。
どこでも、誰とでもアクセスし、必要な情報(bào)を最新の狀態(tài)で手に入れると同時(shí)に、ノイズを排除し、今必要とする情報(bào)にフォーカスする個(gè)人の情報(bào)武裝が実現(xiàn)できれば、それは當(dāng)社の持続的成長へつながると確信しています。
[あとがき]
今年、コロナ禍のなかでデジタル庁が発足し、社會(huì)全體のデジタルシフト化が加速的に進(jìn)もうとしています。當(dāng)社もその流れに乗り、複數(shù)のデジタル化に向けたプロジェクトを発足させています。成功に導(dǎo)くには全従業(yè)員の協(xié)力が必要です。全員一丸となって取り組みます。
※ Microsoft Teamsは、Microsoft Corporatiomの、米國およびその他の國における登録商標(biāo)または商標(biāo)です。
