バックオフィスのデジタル化
出社を前提としない働き方を、有事の時(shí)にはもちろん、恒常的にも実現(xiàn)するための１つの施策として社內(nèi)のペーパーレス化を推進(jìn)し、事業(yè)継続性を高めるだけではなく、情報(bào)漏洩リスクの低減および生産性を向上させることによって、企業(yè)としての持続的な成長(zhǎng)につなげることを目的としています。
今までは、ペーパーレス化の対応を各部門主導(dǎo)で行ってきました。しかし、昨今の急速なテレワークの推進(jìn)や情報(bào)漏洩に対する情報(bào)漏洩対策強(qiáng)化に対する社會(huì)要請(qǐng)、またこれから到來(lái)するデジタル社會(huì)に本格的に対応できる経営基盤づくりを行うため、ペーパーレスは會(huì)社全體の経営課題であると認(rèn)識(shí)し、全社を挙げてペーパーレスを推進(jìn)するためのプロジェクトを立ち上げ、取り組んできました。
まずは、経営層向けに研修を?qū)g施し、経営陣自らがペーパーレス化の重要性やメリットを理解し、取締役會(huì)資料の紙配付を禁止するなど、先頭に立って実踐することで社內(nèi)にペーパーレスの浸透を図りました。さらに、ペーパーレス化を進(jìn)めるにあたって「何が障害になり得るのか」「現(xiàn)在の運(yùn)用を本當(dāng)に変えるべきなのか」などを検討するため、現(xiàn)場(chǎng)意見(jiàn)を積極的に取り入れる施策の一環(huán)としてペーパレス化推進(jìn)窓口HPを開(kāi)設(shè)しました。（図1）
図１：ペーパーレス推進(jìn)フェーズ
①適切な紙書(shū)類の管理および紙書(shū)類削減を目的として、紙の保存基準(zhǔn)の見(jiàn)直しを?qū)g施し、新たに全社共通の文書(shū)管理體制を構(gòu)築しました。その新體制のもと、文書(shū)の棚卸や紙書(shū)類の電子化を推奨し、社內(nèi)で保有している紙の削減に努めました。
②新たに紙を生み出さない仕組みとして、これまで紙によって取得していた「お客さま向けアンケート」を電子化するシステムの開(kāi)発に著手しました。來(lái)場(chǎng)者アンケートを手始めとして、紙媒體でお客さまに回答を求めているご契約者向けのアンケートなども電子化することを想定し、全社的な展開(kāi)を視野に入れて進(jìn)めています。
ペーパーレス化の取り組みによって、従業(yè)員の意識(shí)がどう変わったかを確認(rèn)するため、アンケートを?qū)g施しました。その結(jié)果、68%の従業(yè)員がペーパレス化が進(jìn)んできたと実感している結(jié)果となりました。紙の印刷については、ペーパーレス化の取り組みをスタートしてから約16％削減されており、従業(yè)員の意識(shí)変化と並行して紙の使用が減少しています。（図2）
今後も引き続きペーパーレス化を推進(jìn)するとともに、定期的な文書(shū)の棚卸を?qū)g施し、社內(nèi)で保有している紙の削減に努めます。また、外部環(huán)境の変化にともなうトレンドもおさえながら、ペーパーレス化推進(jìn)のための新たなツールやシステム開(kāi)発の検討を積極的に進(jìn)めていきます。
図2：紙＋複合機(jī)費(fèi)用 2020年度～2021年度
